Access 自動化資料統計
合作組織：湧泉社會服務協會 (組織官網)
專案負責人：呂明真｜參與志工：張和、張沛詠｜專業領域：資料整合
問題描述
協會每個月需上報婚暴案件通報單追蹤及後續輔導狀況至政府機關，過程需一筆一筆資料檢視並調整，最後再手動統計數量。此過程耗費大量時間與人力，也需要檢查多次避免計算錯誤，因此委託 Lightwill 協助自動化欄位調整與最終數字統計，希望藉此節省每個月的人力與時間，也能更準確紀錄協會追蹤輔導的案件數。
處理流程表格比較
解決方案
第一階段：重新規劃資料表
原本處理時僅有通報單總表和統計表兩張表，現在在處理流程中會將資料表根據資料加入時間及功能拆成多張表，計算完再整併回桶資料表及統計表。
切分資料表的方式舉例
第二階段：設計欄位資料調整及統計流程
運用 SQL 撰寫「資料調整的每個步驟」和「統計數字計算」並調整相對應的資料表。
自動化處理流程 - 欄位資料調整和統計
第三階段：運用 VBA 打包 SQL 計算的流程並用按鈕來控制計算
運用 VBA 把所有 SQL 流程打包，並用按鈕來控制啟用 VBA 流程，讓組織能夠簡單使用。
(Before) 實際執行前畫面
(After) 實際執行完畢畫面
建議與未來展望
若想要讓整體資料輪廓更加淺顯易懂，可直接運用服務統計總表的資料進行資料自動視覺化串接，每個月就能有自動更新的儀表板可以觀察