資料儲存及數位化轉型

問題描述

組織會提供組織信徒許多命理及運勢資訊，並透過瞭解信徒命理及運勢提供信徒適合的活動，然而目前遇到許多困難：

1. 查找/編輯信徒資料困難：信徒資料格式有些為書面有些用 Word 檔案格式儲存，每次都需翻找許久才能才能找到會員資料，且由於儲存方式問題，若需更新信徒資料則需重新寫一份新的 Word 檔案。
2. 配對命理運勢資料步驟繁雜：在查找到信徒資料後若需配對信徒的命理及運勢資料供信徒參考，需要肉眼在農民曆翻頁查找信徒相對應的運勢資料。此外，有些會員只有提供國曆生日資料，還需要先查找書籍轉換成農曆生日資料才能查看農民曆的資料。

鑑於以上困難，組織及 Lightwill 討論後決定調整現有資料儲存方式，將書面及 Word 信徒資料轉換成 Excel 表格儲存，並透過 Excel 函數及 VBA 的功能設計配對功能，讓組織在輸入信徒資料時能自動配對出信徒的命理及運勢資料，如農國曆轉換、是否犯沖及天干地支等資訊，以供組織快速提供信徒運勢資訊，並提供適合的相關活動給信徒報名參與。

解決方案

第一階段：蒐集原始資料 & 資料評估

梳理組織現有信徒的檔案，包括信徒基本資料（e.g. 生日）、使用服務及參與活動頻率等等。

第二階段：資料分析與程式開發

進行「資料數位化轉型」及「欄位自動配對功能」🔻

1. 資料數位化轉型：先請組織將部分仍為書面的資料和 Word 檔案資料整理好，由 Python 程式將 Word 自動轉換成 Excel 表格儲存，方便未來做更多統計分析。
2. 欄位自動配對功能：運用 Excel 函數及 VBA 巨集，設計出國農曆轉換、犯沖資料配對和天干地支日期配對功能。未來組織只要輸入會員的基本資料，表單就能自動帶出所需的配對資料。

第三階段：知識傳遞

進行簡單教育訓練和撰寫說明文件供組織學習使用 Excel 之參考。

建議與未來展望

• 固定幾位組織成員負責資料維護 & 新增

• 固定信徒資料格式

• 留有註解文件方便下一位接手或使用資料的人理解